Todsünden bei der Gebühren-kalkulation... oder wie man es besser nicht macht.
Architektenrecht und Baurecht

Aus Fehlern soll man bekanntlich lernen. Damit es nicht unbedingt die eigenen Fehler sein müssen, haben wir aus unserer Beratungspraxis einmal ein paar der „Todsünden der Gebührenkalkulation“ herausgesucht. Dabei steckt der Fehler oftmals nicht nur im Detail, sondern ergibt sich bereits aus dem Umstand, dass zur Gebührenkalkulation zwei recht unterschiedliche und zuweilen inkompatible Fachdisziplinen miteinander zu verzahnen sind: Kaufleute und Juristen. Ersteren obliegt es, die Gebühren nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen der Kostenrechnungen zu ermitteln – Letzteren, die KAG-Konformität sicherzustellen und die Gebühren in einer entsprechenden Satzung abzubilden. In der Praxis ist ein solches Team selten anzutreffen, so dass man nachfolgenden „Todsünden“ weiterhin vielerorts begegnet:

• Auf- und Abrunden von Gebührensätzen u.a. zur Erreichung gleicher Monatsbeträge: Das OVG Nordrhein-Westfalen hat hierzu entschieden, dass Auf-/Abrundungen über ein rein mathematisches Runden hinaus unzulässig sind, wenn dadurch die Gebührenzahler unterschiedlich getroffen werden. Eine Teilbarkeit der Jahresgebühr durch 12 – zur Erreichung gleicher Monatsbeträge – ist kein rechtfertigender Grund (Beschl. v. 04.06.2008- 9 A 208/05).
• Fehlerhafte Ermittlung des Gebührenbedarfs in Folge mangelhafter Differenzierung zwischen Ausgaben, Aufwendungen und Kosten: Eine fehlende oder unzureichende Kosten- und Leistungsrechnung führt regelmäßig dazu, dass gebührenrechtlich nicht-ansatzfähige „Kosten“ in den Gebührenbedarf fließen. Das kann z.B. wegen nicht periodengerechter Abgrenzungen oder der Einbeziehung betriebsfremder Aufwendungen zu erheblichen Abweichungen führen.
• Kosten der allgemeinen Verwaltung bleiben oft unberücksichtigt, weil sie sich in der Regel nicht aus dem Rechnungswesen der gebührenerhebenden Einrichtung ergeben. Die Kosten solcher Leistungen sollten aber nach dem Verursacherprinzip den einzelnen Einrichtungen zugerechnet werden.
• Der Umgang mit Über- und Unterdeckungen bereitet ebenfalls viele Fallstricke: Oft erfolgt der Ausgleich zu spät, was dann teilweise dazu führen kann, dass Unterdeckungen aus dem Steuerhaushalt ausgeglichen werden müssen. Oder die Ermittlung der Abweichung selbst erfolgt fehlerhaft, bspw. weil Einnahmen aus der Verzinsung des Eigenkapitals nicht neutralisiert werden. Beliebt ist es auch, Über- oder Unterdeckungen dort zuzuordnen, wie es das gewünschte Ergebnis erfordert. Grundsätzlich sind Über- und Unterdeckungen aber auf der Ebene des jeweiligen Gebührentatbestands auszugleichen.
• Die Ermittlung von Über- oder Unterdeckungen ist auch nicht zu verwechseln mit einer Einnahmen-/Überschussrechnung. Vielmehr sind Kostenabweichungen nur dergestalt zu ermitteln, dass bei der genannten Nachberechnung die tatsächlichen Kosten und Maßstabseinheiten mit den bei der Gebührenkalkulation geschätzten Werten zu vergleichen sind. Es ist abzustellen auf die Differenz zwischen den in der Gebührenkalkulation vor dem Kalkulationszeitraum kalkulierten und den tatsächlichen Kosten bzw. zwischen kalkulierten und tatsächlichen Leistungsmengen und Maßstabseinheiten.
• In modernen, verursachergerechten Gebührensystemen mit Grund- und Leistungsgebühren und ggf. Mindestgebühren ist eine sachgerechte Schlüsselung von Kosten zu den einzelnen Gebührenarten notwendig. Auch wenn dem Satzungsgeber hier weite Beurteilungsspielräume zustehen, werden diese in der Praxis regelmäßig überschritten. Entscheidet sich der Satzungsgeber nämlich, z.B. für Teilleistungen der Abfallentsorgungseinrichtungen verschiedene Gebührenmaßstäbe und Gebührensätze festzulegen, so ist er gehalten, für die Teilleistungsbereiche jeweils die Kosten getrennt zu ermitteln. Ergibt die Gebührenkalkulation hierbei für einen Teilleistungsbereich eine kostendeckende Gebühr in einer Höhe, die der Satzungsgeber derzeit für nicht realisierbar hält, ist es nicht zulässig, die Gebühr niedriger festzusetzen und die dadurch eintretende Deckungslücke durch Erhöhung der Gebühr in einem anderen Teilleistungsbereich auszugleichen (VGH Mannheim, NVwZ-RR 2000, S. 51). Werden anfallende Kosten unterschiedlichen Leistungsbereichen zugeordnet, obliegt es dem Träger der Einrichtung, die Kosten für den jeweiligen Leistungsbereich zutreffend zu ermitteln und nur die jeweils zuzuordnenden Kosten bei der für den speziellen Leistungsbereich festzustellenden Gebühr zu berücksichtigen. Eine hiervon abweichende Praxis führt im Ergebnis zu einer unzulässigen Quersubventionierung (OVG Koblenz, NVwZ-RR 1999,S. 673).
• Das Transparenzgebot erfordert es, dass Leistungsbeziehungen mit finanziellen Auswirkungen offen dargelegt werden müssen und nicht als versteckte Buchpositionen geführt werden dürfen (OVG Koblenz, 17.02.2004, Az: 12 A 10826/03). In der Praxis sieht man oft, dass Leistungsbeziehungen mit finanziellen Auswirkungen (bspw. innerbetriebliche Leistungsbeziehungen) nicht beziffert werden und in entsprechenden Kalkulationen nicht transparent nachvollzogen werden können. Mangelnde Transparenz kann zur Rechtswidrigkeit von Gebührenbescheiden führen, falls eine Heilung im Prozess nicht gelingt.
• Planungskosten, auch wenn die Planungen durch eigene Ingenieure durchgeführt werden, sind nicht über Personalkosten zu berücksichtigen, sondern zu „aktivieren“ und über Abschreibungen zu verteilen. Zu den Planungskosten zählen regelmäßig Kosten für Gutachter und Beratung (OVG Münster, 24.11.1999, Az: 9 A 6065/96). Das wird in der Praxis häufig übersehen.